Strefa Zajęć: jak działa nowy system zapisów i co warto wiedzieć?

W tym semestrze wprowadzamy Strefę Zajęć, czyli nowy system, za pośrednictwem którego będziemy prowadzić zapisy na zajęcia oraz przekazywać informacje związane z uczestnictwem. 

Wiemy, że każda zmiana systemu może na początku budzić pytania: Gdzie się zapisać? Czy trzeba założyć konto? Czy zapis jest już potwierdzony? Co zrobić, jeśli nie ma wolnych miejsc? Czy przy kolejnych zapisach trzeba będzie ponownie wpisywać wszystkie dane?

Dlatego przygotowaliśmy krótkie wyjaśnienie, jak działa Strefa Zajęć, dlaczego ją wprowadzamy i co zmieni się z perspektywy uczestnika.

Dlaczego wprowadzamy Strefę Zajęć?

Do tej pory zapisy i informacje dotyczące zajęć mogły być obsługiwane na kilka różnych sposobów. Przy dużej liczbie uczestników oznacza to sporo wiadomości, formularzy, ręcznego przepisywania danych i konieczność pilnowania wielu list jednocześnie. Strefa Zajęć pozwala zebrać ten proces w jednym miejscu. Chcemy, aby od tego semestru:

• informacje o zajęciach były dostępne w jednym, uporządkowanym miejscu
• uczestnik mógł w prosty sprawdzić dostępność miejsc i ograniczeń wiekowych na interesujące go zajęcia
• zapisy odbywały się według jasno określonej procedury
• dane uczestników były powiązane z ich profilem oraz profilami dzieci
• łatwiej było sprawdzić, na jakie zajęcia uczestnik został zapisany, a z jakich chce zrezygnować
• ograniczyć liczbę formularzy, wiadomości i ręcznej korespondencji
• sprawniej obsługiwać wolne miejsca i ewentualne listy rezerwowe
• w przyszłości łatwiej przekazywać uczestnikom informacje dotyczące ich zajęć

Z punktu widzenia organizatora daje to mniejsze ryzyko pomyłek przy przepisywaniu danych czy nawet sprawniejszą komunikację z uczestnikami. Dla nas szczególnie ważne jest to, że zgłoszenia trafiają bezpośrednio do systemu. Oznacza to możliwość sprawniejszego zarządzania liczbą uczestników, wolnymi miejscami oraz, jeśli dana grupa jest już pełna, listą rezerwową. Z kolei dla uczestnika to mniej ponownego wpisywania danych. Jedną z ważnych funkcji systemu jest profil uczestnika. Profil zakłada się w systemie, a następnie można wykorzystywać go przy kolejnych zapisach. Dzięki temu Strefa Zajęć może pełnić funkcję stałego miejsca obsługi uczestnika, a nie jednorazowego formularza.

Co to właściwie jest Strefa Zajęć?

Strefa Zajęć to internetowa platforma służąca do prezentowania oferty zajęć i obsługi zapisów organizowanych przez instytucje w całej Polsce, w tym również w Krakowie. 

Gdzie znaleźć przycisk do zapisu na konkretne zajęcia? 

Na podstronie konkretnych zajęć prowadzonych w Łokietku.

Przykładowo, jeśli chcemy zapisać się na Gimnastykę słowiańską, możemy znaleźć te zajęcia na kilka sposobów:

• wybrać zajęcia z harmonogramu
• wejść w zakładkę „Nasze zajęcia”, wybrać kategorię wiekową „Dorośli”, a następnie kliknąć kafelek Gimnastyka słowiańska
• skorzystać z pola wyszukiwania w prawym górnym rogu i wpisać nazwę „Gimnastyka słowiańska”.

Po wejściu na stronę konkretnych zajęć znajdziemy ich opis oraz najważniejsze informacje. Znajduje się tam również przycisk „Zapisz się”, który przenosi do strony zapisów w Strefie Zajęć. To właśnie tam finalizujemy zapis.

Dlatego nie trzeba szukać starego formularza zapisu dodatkowo w zakładce „Zapisy”, ponieważ najważniejszym miejscem jest podstrona wybranych zajęć na stronie Klubu Kultury „Łokietek”: https://lokietek.dworek.eu/zajecia/

Jak znaleźć zajęcia prowadzone w Klubie Kultury „Łokietek” w Strefie Zajęć?

Aby znaleźć nasze zajęcia w Strefie Zajęć bezpośrednio na platformie, należy kolejno:

1. wybrać lokalizację Kraków,
2. wybrać organizatora CENTRUM KULTURY „DWOREK BIAŁOPRĄDNICKI”,
3. wybrać placówkę Klub Kultury „Łokietek” – filia Centrum Kultury „Dworek Białoprądnicki”.

Dodatkowe filtry dostępne w panelu bocznym pozwalają zawęzić wyszukiwanie i szybciej znaleźć interesujące zajęcia.

Q&A

1. Czy formularz w zakładce „Zapisy” na stronie Łokietka nadal służy do zapisów na zajęcia stałe?

Nie. Zapisy na zajęcia stałe oraz pozostałe zajęcia objęte nowym systemem odbywają się obecnie poprzez Strefę Zajęć, a nie poprzez zakładkę „Zapisy” na naszej stronie.

Wyjątek stanowią:

• spotkania i warsztaty prowadzone w ramach Strefy Rodzica,
• bezpłatne warsztaty gimnastyki dla seniorów.

Zapisy na te zajęcia nadal prowadzone są za pośrednictwem formularza zgłoszeniowego dostępnego na naszej stronie: zakładka „Zapisy” Klubu Kultury „Łokietek” (ze względów formalnych)

2. Jak będzie wyglądał zapis?

Cały proces można najprościej przedstawić w kilku krokach. 

1. Wejdź na stronę Klubu Kultury „Łokietek” i znajdź interesujące Cię zajęcia: https://lokietek.dworek.eu/zajecia/
2. Możesz skorzystać z harmonogramu, zakładki „Nasze zajęcia” lub wyszukiwarki.
3. Wybierz konkretną grupę, na którą chcesz zapisać siebie lub dziecko.
4. Przed przejściem do zapisu warto dokładnie sprawdzić informacje zawarte w opisie: dla jakiej grupy wiekowej przeznaczone są zajęcia, w jaki dzień i o której godzinie się odbywają, gdzie są prowadzone, jaki jest ich opis, czy są wolne miejsca, jakie są dodatkowe zasady lub informacje organizacyjne. Uwaga: poszczególne zajęcia mogą różnić się między sobą organizacją, zasadami uczestnictwa, sposobem płatności czy dodatkowymi wymaganiami. Dlatego informacje dotyczące jednej grupy nie zawsze będą obowiązywały w przypadku innych zajęć.
5. Przejdź do formularza zapisu – na stronie konkretnych zajęć znajduje się przycisk „Zapisz się”.
6. Po jego kliknięciu zostaniesz przeniesiony/a do odpowiedniego formularza w Strefie Zajęć, gdzie należy przejść przez kolejne etapy zapisu. Ważne: zwróć szczególną uwagę na wybór właściwej grupy, dnia i godziny zajęć. Samo znalezienie nazwy zajęć nie zawsze oznacza jeszcze wybór właściwej grupy.
7. Pamiętaj również o wybraniu odpowiedniej formy płatności, zgodnej z deklarowaną grupą zajęciową, a także o zaznaczeniu przysługujących Ci zniżek, jeśli mają zastosowanie.
8. Uzupełnij wymagane informacje: system poprosi o podanie danych potrzebnych do prawidłowej obsługi zapisu. Jeżeli zapisujesz dziecko, zwróć szczególną uwagę na to, czy dane, które wpisujesz, dotyczą uczestnika zajęć, czy rodzica/opiekuna. Strefa Zajęć wykorzystuje profil uczestnika, dzięki czemu przy kolejnych zapisach nie wszystkie dane muszą być każdorazowo wprowadzane od początku. Profil jest również miejscem, z którego można zarządzać zapisami na zajęcia.
9. Ważne informacje, które należy wpisać w uwagach! Jeżeli dotyczy to Państwa sytuacji, prosimy o uwzględnienie w polu „Uwagi” istotnych informacji potrzebnych do organizacji zajęć, w szczególności: numeru Karty Krakowskiej (KKR+) oraz daty jej ważności, numeru Karty Krakowskiej Nauczyciela (KKN) oraz daty jej ważności, a także numerów dowodów osobistych wszystkich osób upoważnionych do odbioru dziecka.
   Prosimy o dokładne sprawdzenie wpisywanych danych przed wysłaniem formularza.
10. Wyślij zgłoszenie – po uzupełnieniu wszystkich wymaganych pól należy przesłać zgłoszenie zgodnie z instrukcjami wyświetlanymi przez system. Prawidłowo przeprowadzony proces zapisu w Strefie Zajęć jest niezbędny, abyśmy mogli obsłużyć zgłoszenie w nowym systemie.

3. Czy założenie profilu oznacza zapisanie na zajęcia?

Nie. To jedna z ważniejszych rzeczy, które warto rozróżnić. Profil w Strefie Zajęć jest kontem użytkownika, za pomocą którego można korzystać z systemu.

Zapis na konkretne zajęcia to osobna czynność. Samo założenie konta nie oznacza więc automatycznie zapisania uczestnika na wszystkie zajęcia ani na żadną konkretną grupę. Dopiero przejście procedury zapisu na wybrane zajęcia powoduje przekazanie zgłoszenia dotyczącego tych zajęć. W praktyce szczegóły dalszego procesu mogą zależeć od zasad przyjętych dla danej grupy.

4. Czy wysłanie zgłoszenia oznacza, że mam już miejsce?

Nie zawsze. W Strefie Zajęć można spotkać różne modele obsługi zapisów. W zależności od rodzaju zajęć zgłoszenie może oznaczać:

• wpisanie na listę uczestników,
• wpisanie na listę rezerwową, jeśli grupa jest pełna lub jeśli musimy ustalić godzinę i dzień zajęć indywidualnych bezpośrednio z uczestnikiem.

Dlatego zawsze należy zwracać uwagę na komunikaty wyświetlane przez system oraz informacje zawarte w opisie naszych zajęć. Ostateczny sposób potwierdzania uczestnictwa wynika z zasad organizacji naszych zajęć.

5. Co jeśli nie ma już wolnych miejsc?

Jeżeli dana grupa jest pełna, system może w zależności od konfiguracji i zasad organizatora umożliwić zgłoszenie na listę rezerwową. Lista rezerwowa jest rozwiązaniem, które pozwala zachować kolejność zainteresowanych osób i daje możliwość kontaktu w przypadku zwolnienia się miejsca.

6. Czy muszę zakładać nowe konto za każdym razem?

Nie. Jedną z idei Strefy Zajęć jest właśnie korzystanie z profilu uczestnika. Profil zakłada się jako konto w systemie, a następnie można z jego poziomu obsługiwać kolejne zapisy. Dlatego jeżeli korzystali już Państwo ze Strefy Zajęć, warto najpierw zalogować się do istniejącego profilu, zamiast zakładać kolejne konto.

7. A jeśli zapisuję dziecko?

W przypadku dzieci szczególnie ważne jest prawidłowe rozróżnienie danych opiekuna i uczestnika. Strefa Zajęć umożliwia zapis dziecka z poziomu konta rodzica lub opiekuna, który dokonuje zapisów. Podczas pierwszego zapisu warto więc spokojnie przejść przez wszystkie pola i sprawdzić, kogo dotyczą wpisywane dane. Utworzenie profilu dziecka na swoim koncie jest dość intuicyjne.

8. Czy wszystkie zajęcia będą obsługiwane przez Strefę Zajęć?

Od tego semestru wszystkie zapisy, z wyjątkiem zapisów na spotkania w Strefie Rodzica, będą realizowane poprzez Strefę Zajęć. Oznacza to, że w przypadku nowych zapisów nie należy wysyłać zgłoszenia inną drogą, jeśli przy konkretnych zajęciach wskazujemy Strefę Zajęć jako miejsce zapisu. Przyciski prowadzące do formularza zapisu na konkretne zajęcia znajdują się w opisie danych zajęć.

9. Co zrobić, jeśli mam problem z zapisem?

Przede wszystkim nie należy wysyłać kilku takich samych zgłoszeń różnymi kanałami „na wszelki wypadek”.
Jeżeli pojawi się problem:

• sprawdź, czy wybrane zostały właściwe zajęcia i grupa,
• przeczytaj dokładnie opis zajęć i zapoznaj się z limitem miejsc lub wieku
• upewnij się, czy jesteś zalogowany/a na właściwe konto,
• zajrzyj do przygotowanej instrukcji zapisów w Strefie Zajęć PDF,
• jeśli nadal nie uda się dokonać zapisu, skontaktuj się z nami telefonicznie lub mailowo. Wspólnie postaramy się rozwiązać problem!